GDPR Brf Stocken
GDPR
Behandling av personuppgifter
Bostadsrättsföreningen Brf Stocken (härefter kallad föreningen) behandlar personuppgifter om dig som medlem, hyresgäst eller leverantör/förvaltare.
Föreningens hantering av dina personuppgifter sker utifrån bestämmelserna i gällande lag angående hantering av personuppgifter.
Information nedan anger vilka uppgifter vi kan komma att behandla, men det innebär inte att vi nödvändigtvis behandlar alla dessa uppgifter. Föreningen har laglig grund att föra lägenhetsförteckning och medlemsförteckning (bostadsrättslagen 9 kap. 8 §, samt lagen om ekonomiska föreningar 3 kap. 6§-8§)
Vilka personuppgifter behandlas
Föreningen samlar in och behandlar personuppgifter om dig som medlem. Föreningen är skyldig att upprätthålla och hantera lägenhets- och medlemsregister enligt lag. De personuppgifter föreningen samlar in är:
• Kontaktuppgifter (t ex namn, adress, telefonnummer och e-post)
• Identifikationsuppgifter (t ex namn, födelsedatum eller personnummer)
• Medlemskap i bostadsrättsföreningen (t ex andelstal och lägenhetsnummer)
• Finansiella uppgifter (t.ex. uppgifter om ägande, skulder, arvoden, betalda eller
• Obetalda avgifter och kreditupplysningar)
• Uppgifter om vanor (t ex uppgifter i passersystem)
• Föreningen samlar in och behandlar personuppgifter om dig som kontaktperson för någon av föreningens leverantörer/förvaltare.
De personuppgifter föreningen samlar in är:
• Kontaktuppgifter (t ex namn, adress, telefonnummer och e-post)
Ändamålen med behandlingen av personuppgifter
De huvudsakliga ändamålen med bostadsrättsföreningens behandling av personuppgifter är att uppfylla de lagkrav som föreningen har.
För dig som är medlem innebär det att föreningen hanterar dina personuppgifter för att sköta föreningens medlems- och lägenhetsregister.
Föreningen hanterar dina personuppgifter för att sköta avisering, ut- och inbetalningar samt bokföring. Föreningen hanterar även dina personuppgifter för att kunna kontakta dig i sådana ärenden som berör dig som boende i föreningen. Även uppgifter om betalningsförsummelser, störande av andra medlemmar och underlag för ombyggnation av bostadsrätten kan komma att behandlas. Dessa sparas under den tid som är nödvändig för eventuella rättsliga anspråk.
För dig som hyr lägenhet i andra hand hos någon av våra medlemmar hanterar föreningen dina personuppgifter för att dels kunna hantera samtycket till uthyrningen samt dels kunna komma i kontakt med dig i sådana frågor som rör ditt boende i bostadsrättsföreningen.
För dig som kontaktperson för någon av bostadsrättsföreningens leverantörer så hanterar föreningen dina personuppgifter för att upprätta hålla ett leverantörsregister och sköta samarbetet med din arbetsgivare.
Föreningen använder endast dina personuppgifter för det ändamål för vilket vi har samlat in dem för.
Vilka register för föreningen
• Medlemsregister
Medlemsregistret är offentligt vilket innebär att vem som helst har rätt att se vilka som är medlemmar i föreningen. Registret innehåller namn, adress, lägenhetsnummer och ägarandel.
• Lägenhetsförteckning
Lägenhetsförteckningen är inte offentlig och innehåller lägenhetens historia. Endast bostadsrättshavaren själv har rätt att få utdrag ur förteckningen beträffande den lägenhet som bostadsrättsinnehavaren innehar. En bostadsrättshavare kan ge fullmakt till tex en mäklare som då har rätt att få utdraget.
Enligt bostadsrättslagen skall lägenhetsförteckningen innehålla:
• Lägenhetens beteckning, belägenhet, antal rum och övriga utrymmen.
• Datum för registrering av den ekonomiska planen som ligger till grund för upplåtelsen (tidigare Patent- och registreringsverkets, PRV, idag Bolagsverket)
• Bostadsrättshavarens namn.
• Insatsen för bostadsrätten.
• Anteckningar om pantsättning.
• När en bostadsrätt överlåts (säljs) ska en kopia av överlåtelseavtalet fogas till förteckningen.
• När föreningen underrättas om att en bostadsrätt har pantsatts, eller om någon annan uppgift ändras i förteckningen, ska det genast antecknas.
• Vid övergång av bostadsrätt till annan (till exempel vid gåva, arv).
• Dagen för anteckningen ska alltid anges.
• Övriga register
Föreningen för även följande register som inte nödvändigtvis krävs enligt lag:
• För administration av parkeringsplatser har föreningen ett register som är baserat på lägenhetsregistret. Detta innehåller lägenhetsnummer samt parkeringsavtal.
• För administration av andrahandsupplåtelser har föreningen ett register med aktuella andrahandsupplåtelser som innehåller personuppgifter om medlem samt andrahandshyresgäst. Detta innehåller lägenhetsnummer, namn, adress, telefonnummer, personnummer, e-post
• För administration av gemensamhetslokaler för föreningen ett boknings register som innehåller lägenhetsnummer, namn, telefonnummer, adress och e-post.
• För administration av passage systemet och tvättstugebokning har föreningen ett register med lägenhetsnummer och nyckelbrickor.
Hur länge sparas personuppgifterna
Bostadsrättsföreningen sparar personuppgifterna så länge det är nödvändigt för att uppfylla ovanstående ändamål, fullgöra bostadsrättsföreningens åtagande samt gällande lagstiftning.
Därefter kommer personuppgifterna raderas eller avidentifieras.
Rätt att begära ut uppgifter
Medlemmar i föreningen har rätt att få information om vilka personuppgifter som behandlas och hur de behandlas. Detta lämnas utan kostnad om begäran sker i rimlig omfattning. Vid upprepade förfrågningar kan dock en avgift komma att tas ut.
En medlem som vill begära rättelse av de personuppgifter som behandlas kan kontakta styrelsen.
Personuppgifterna kommer i möjligaste mån att uppdateras och kompletteras för att vara korrekta. I de fall uppgifterna ändras uppmanas medlemmen ta kontakt med styrelsen för uppdatering.
Vilka uppgifter vi lämnar ut
Dina uppgifter visas för och hanteras av styrelseledamöterna och styrelsesuppleanterna i föreningen, vicevärden samt för valda revisorer.
Föreningen lämnar ut personuppgifter till av föreningen anlitade leverantörer och förvaltare för att utföra behandlingen enligt ovan. Vi upprättar personuppgiftsbiträdesavtal med anlitad förvaltare (HSB Värmland) då de har hand om debitering månads avgifter, hyror, el, varmvatten mm för att säkerställa att föreningens personuppgifter skyddas. Dina uppgifter kan komma att lämnas ut till tredje part då det finns krav på detta enligt lag eller då du har lämnat samtycke till en tredje part. Detta gäller t ex när en mäklare anlitas av dig för att sälja din lägenhet
Styrelsen Brf Stocken